نکات کلیدی کتاب Order From Chaos اثر لیز دونپورت
سازماندهی شخصی و شغلی در شش قدم ساده
چرا سازماندهی اهمیت دارد؟
بطور متوسط هر فرد شاغل، 150 ساعت در سال را با گشتن به دنبال وسایلش تلف می کند. اگر منظم باشید می توانید کارهای بیشتری انجام دهید، به مسافرت های طولانی تر بروید، محل کار خود را خلوت و تمیز نگه دارید و همچنین ذهن خود را از شلوغی برهانید. در این روش شش مرحله ای از اتاق خلبان الهام می گیریم.

مرحله اول: اتاق خلبان
فرض کنید محیط کار شما اتاق خلبان است. فضایی به وجود آورید که فقط لوازم ضروری که در هنگام کار به آنها نیاز دارید آنجا باشند.

مرحله دوم: کنترل ترافیک هوایی
دفتری را انتخاب کرده و آنرا کنترل ترافیک هوایی بنامید. تنها از یک صفحه رادار برای پیگیری قرارهای روزانه، کارهایی که باید انجام شوند و یادداشت های مهم استفاده کنید. اگر از تقویم های متعدد استفاده می کنید به احتمال زیاد، مواردی را فراموش خواهید کرد، زیرا هر بار باید به چند جا مراجعه کنید تا ببینید برنامه شما چیست.

مرحله سوم: پرونده های معلق
برای رهایی از شلوغی از این ایده بی نظیر استفاده کنید. کاغذهایی که نیاز به اقدام دارند ولی محلی برایشان درنظر گرفته نشده را پس از ثبت در دفتر کنترل ترافیک، در “پوشه پرونده های معلق” قرار دهید. بدین ترتیب آن کاغذ در مکان خود قرار گرفته و در عین حال به فراموشی سپرده نخواهد شد.

مرحله چهارم: تصمیم گیری
عامل اصلی بخش اعظم شلوغی که در اطرافمان وجود دارد، مواردی هستند که در مورد آنها تصمیمات لازم گرفته نشده است. آیا آن را نگه داریم یا دور بیندازیم؟ تصمیمات نباید بیش از 30 ثانیه طول بکشند.

مرحله پنجم: همواره اولویت بندی کنید
تنها 15 درصد وقفه های روزانه ارزش توجه کردن دارند. بیاموزید که اغلب “نه” بگویید.

مرحله ششم: روز خود را برنامه ریزی کنید. در پایان روز، محیط کار خود را تمیز کنید
منظور از برنامه ریزی روزانه آن است که ابتدای روز صفحه رادار را بررسی کنید. در انتهای روز کارهای انجام شده را مرور کنید. برای کارهای انجام نشده برنامه ریزی مجدد کنید. پاکسازی در انتهای روز، به شما احساس پایانی خوب را خواهد داد و پاکسازی هفتگی، ماهانه و سالانه را آسان تر خواهد ساخت.

آنچه در این چکیده می آموزید:
1. چگونه روز خود را برنامه ریزی کنید؟
2. چگونه میز خود را برای کارها برنامه ریزی کنید؟
3. چگونه از کارتان مثل یک خلبان لذت ببرید و در تمام طول پرواز حواس تان به کارهای مهم باشد؟
4. چگونه کارهایتان را به اتمام برسانید و از تمام شدن آن ها لذت ببرید؟

لیز دونپورت نویسنده کتاب، سیستمی آسان برای نظم و ترتیب دادن کارها و سازماندهی، ارائه می دهد. اگر در زمان های مقرر پروژه هایتان را تمام نمی کنید، فراموش می کنید به تماس های تلفنی جواب دهید و کاغذها را گم می کنید، با دنبال کردن این شش مرحله می توانید تبدیل به شخصی منظم و منضبط شوید. آیجیتالی پیروی از این قدم ها را به شما پیشنهاد می کند تا برای همیشه یک نظم ایده آل برای خود و کسب و کارتان داشته باشید.

آماده سازی محیط فیزیکی
بوجود آوردن فضای خالی
منظور از جای خالی، به وجود آوردن مقداری فضای خالی در کشوها، قفسه های کتاب، قفسه ها و کمدها است. افراد وقتی پر کردن را متوقف می کنند که فضا کاملا پر شده است. سپس توده ای از وسایل روی میز کار انباشته می شوند و قبل از آنکه به خود بیایید، روی میز کار خروارها کاغذ و وسایل دیگر انباشته شده اند.

قوانین ایجاد فضای خالی
• در شلوغی سردرگم نشوید. تمام کالاهای قدیمی را بسته بندی کرده و در جایی دور از دید قرار دهید.
• این اقلام را تهیه کنید: جعبه های ذخیره سازی وسایل و جعبه های پلاستیکی دارای سرپوش.
• این جعبه ها را درست کنید: بر یکی از آنها بنویسید “کارهای فوری“، دیگری “کارهایی که بعدا باید انجام شوند” و بر سومی بنویسید “بایگانی“.
• هر کاغذی که داخل بایگانی می رود باید بر رویش نوشت های با حروف بزرگ و خوانا باشد تا بعدها به سرعت پیدا شود.
• اقلام مشابه را در یک گروه قرار دهید: فرم های مالیاتی و اسناد حقوقی، یادداشت ها، فایل های مشتریان قدیمی.
• 95 درصد وسایل کهنه را دور بریزید. در حقیقت بسیاری از چیزهایی که در شش ماه اخیر نگه داشته اید، ممکن است بی مصرف باشند. تنها اسناد قانونی و مهم را نگه دارید.

با قدیمی ترین‌ها شروع کنید
پاکسازی را از قدیمی ترین اشیای میز کار شروع کرده و به سمت جدیدترین ها پیش بروید. ابتدا به دنبال ترسناک ترین قفسه بروید. سپس سراغ میز کارتان بروید.

قفسه
تمام وسایل را تخلیه کرده و سپس آنها را طبقه بندی کنید.

جعبه ها را نام گذاری کنید
کاغذهای غیرضروری دفتر کارتان را به داخل جعبه منتقل کنید. روی جعبه بنویسید “کاغذهای یادداشت” و بعدا تصمیم بگیرید که محتویات آنرا دور بریزید، بازیافت کنید و یا نگه دارید. اقلام کم مصرف را تا حد ممکن از دید دور کنید. تا آنجا که می توانید اطراف خود را خلوت کنید.

قفسه های کتاب
قفسه ها را خالی کرده و آنها را طبقه بندی کنید. تصمیم بگیرید که کدام ها را دور ریخته و کدام ها را نگه دارید. فقط به نگهداری فهرست مشاغل و کتاب های مرجع مهم بسنده کنید.

فایل کابینت ها
اگر سیستم نگهداری پروندهای دارید که به راحتی می توانید پرونده های مورد نظر را بیابید، به آنها دست نزنید. پرونده ها را بر اساس حروف الفبا نگهداری نکنید. زیرا در صورت از یاد بردن اسامی، راهی برای یافتن پرونده ها نخواهید داشت. از سیستم کلی تری استفاده کنید.

به دسته های مهم یک کشو نام هایی اختصاص دهید. کشوهایی با نام های “مشتریان“، “پروژه ها“، “اطلاعات مرجع” و “قراردادها” داشته باشید. هیچ گاه از کشویی به نام “متفرقه” استفاده نکنید. در هر کشو گروه ها را بزرگتر سازید.
قانون سرانگشتی آن است که اگر گروهی شامل کمتر از 20 قطعه کاغذ است، آن گروه خیلی خاص است. آنرا در گروهی دیگر تلفیق کنید. به جای پرسیدن اینکه چگونه آنرا بایگانی کنم، بپرسید چگونه از آن استفاده خواهم کرد.

رسید تمامی پرداخت ها را می توان در 12 پوشه بایگانی کرد. برای هر ماه یک پوشه در نظر بگیرید. وقتی قبض را پرداخت کردید، آنرا در پرونده ماه مربوطه قرار دهید. حال فرقی نمی کند که قبض مربوط به تلفن، کارت اعتباری یا بنزین باشد.

کد رنگی
می توانید برای هر گروه یک رنگ انتخاب کنید. مثال مشتریان قرمز باشند. مدیریت آبی و هزینه ها سبز. برای این کار می توانید از ماژیک های رنگی استفاده کنید تا نیازی به برچسب های با رنگ های متفاوت نباشد. لازم نیست پوشه هایی با ده ها رنگ مختلف بخرید.

فایل های کامپیوتری
فایل های کامپیوتری دقیقا همانند سیستم های کاغذی مدیریت می شوند. با فولدرهای داخل کامپیوتر مانند فایل کابینت فیزیکی برخورد کنید. وقتی فایل جدیدی می سازید آنرا با سیستم جدید خود ذخیره کنید. فایل های قدیمی را پاک کنید. فولدرهایی با نام های بایگانی، مشتریان، کارمندان و … بسازید. در هر فولدر، در صورت لزوم فولدرهای دیگری قرار دهید.

جعبه های اطراف و زیر میز کار
95 درصد وسایل زیر میز شما، بی مصرف هستند. کل محتویات کشوها را خالی کنید. سپس اقلامی که باارزش هستند را به کشو برگردانید. به یاد داشته باشید که اقلام مشابه را در یک جا قرار دهید.
داشتن یک کشوی شخصی می تواند بسیار مفید باشد. در آنجا می توانید کیف پول، برس مو و شیرینی خود را قرار دهید. حال نگاهی به محل کار خود بیندازید و ببینید که چگونه کم کم از شر شلوغی و بی نظمی خلاص می شوید. تا اینجا باید به شما احساس سبکی دست داده باشد. حس جدید سبکی فیزیکی و احساسی خود را جشن بگیرید.

مرحله اول: اتاق خلبان
قوانین آغاز کار
هر چیزی که کاربرد روزانه دارد باید در دسترس دست باشد.
هر چیزی که کاربرد هفتگی دارد باید در دسترس باشد.
هرچیزی که کاربرد ماهانه دارد باید در دفتر کار باشد.
هر چیزی که کاربردی کمتر دارد نباید در دفتر کار باشد.

وقفه های کاری
وقتی یک لحظه میزکار را ترک می کنیم، معمولا بیست دقیقه طول می کشد تا مجددا به میز کارمان برگردیم. در یک شرکت معمولی، به خودتان به بهانه هایی مانند صرف قهوه، رفتن به دستشویی و کشیدن سیگار وقفه می دهید. اگر در خانه کار می کنید، فرصت های بیشتری برای تلف کردن وقت دارید: آب دادن گل ها، بردن سگ به پیاده روی.
همچنین شاید فراموش کنید که چرا میز کار خود را ترک کردید. برای آوردن قیچی، مهر یا موارد دیگر. برای همین است که باید تمامی وسایل لازم در دسترس باشند تا در کار وقفه ایجاد نشود. کاری کنید که نیازی به بلند شدن برای آوردن وسایل نباشد.

پیکربندی شرکت
در مطالعات انجام شده برای یافتن محیط کار با بازده بالا، چهار مورد زیر به دست آمدند:
• حداقل فضای اتاق ها 3 متر در 3 متر باشد.
• دری که بتوان آن را بست.
• تلفنی که بتوان آن را قطع کرد.
• حداقل یک مترمربع فضای خالی روی میز کار (یعنی فضایی علاوه بر کامپیوتر، تلفن یا چراغ مطالعه)

موثرترین پیکربندی میز کار U شکل است. در ته آن کامپیوتر را قرار دهید. یک طرف میز را برای کارهای پروژه ای اختصاص دهید که حدود یک ساعت طول می کشد. طرف دیگر میز را به وقفه هایی اختصاص دهید که انجام آنها تنها چند دقیقه طول می کشد، مانند فکس کردن نامه، پر کردن فرم و باز کردن ایمیل. اگر نمی توانید میز کار U شکل تهیه کنید، گزینه بعدی میز L شکل است. در این پیکر بندی کامپیوتر در تقاطع در بازو قرار می گیرد. سومین گزینه دو میز موازی در دو طرفتان است. کم بازده ترین میز، میز خطی یا معمولی است.

فضای آزاد میزکار
تکه کاغذهای یادآور را به حداقل تعداد ممکن برسانید. برای کار نیاز به فضای کافی دارید.

وقفه ها و تمرکز: پیشنهاداتی برای بهبود بهره وری درب اتاق را بسته و تلفن را قطع کنید. مطالعات نشان می دهند پروژه ای که به یک ساعت کار بدون وقفه نیاز دارد، اگر با چند وقفه انجام شود چهار ساعت به طول می انجامد.
یک در مجازی بسازید. در محل ورودی اتاق، علامت “مزاحم نشوید” نصب کنید تا همکاران به وقت شما احترام بگذارند.

تماس های تلفنی را به شخص دیگری هدایت کنید و یا سیم تلفن را قطع کنید. از پیام صوتی یا منشی تلفنی استفاده کنید.
کارهای پروژه ای را در فضایی آرام تر مانند اتاق کنفرانس، شرکت خالی یا در خانه انجام دهید. اگر اجازه استفاده از هدفون را دارید، سی دی بگذارید و امواجی پخش کنید تا صداهای اطراف را نشنوید و تمرکزتان بیشتر شود.

چهار وسیله ضروری برای اتاق خلبان
پرونده میزکار
جعبه ورودی ها
جعبه خواندنی ها
جعبه بایگانی کردنی ها

در پرونده میزکار، اسنادی را قرار دهید که هر روز کاربرد دارند. این ها پرونده هایی هستند که در حال حاضر بر آنها کار می کنید، مشتریانی که در تماس هستید، منابعی که روزانه به آنها مراجعه می کنید و کارهای تکراری که هر روز انجام می دهید، مانند فکس و ایمیل. بنابراین اطلاعات پروژه ها و مشتریان فعلی، فعالیت هایی که روزانه تکرار می شوند، مراجعی که روزانه استفاده می شوند و کاغذهای فکس در این پوشه قرار می گیرند.

جعبه ورودی ها
هر چیز جدیدی وارد جعبه ورودی ها می شود. برای جعبه ورودی ها دو قانون وجود دارند.

1 .روزانه حداقل یک ساعت از وقت خود را به اطلاعات جدیدی که دریافت می کنید اختصاص دهید.
ورودی های مجازی را نیز فراموش نکنید، مواردی مانند ایمیل، فکس ، پیام های صوتی، پیام های ضبط شده تلفن و …
کار رسیدگی به ورودی ها را زمانی انجام دهید که از لحاظ ذهنی کاملا هوشیار و سریع هستید. بعضی از افراد در اوایل صبح در این وضعیت هستند و دیگران در انتهای شب. این کار را به روال روزانه تبدیل کنید.
2 .وقتی چیزی را از جعبه خارج می کنید، باید آنرا به جایی دیگر منتقل کنید. تمام جعبه ورودی ها، باید روزانه بطور کامل تخلیه شود.

جعبه خواندنی ها
ما به ندرت سراغ مطالب خواندنی می رویم که آنها را برای مطالعه کنار گذاشته ایم. چگونه خواندنی ها را تصفیه کنیم؟ جعبه خواندنی ها را خالی کرده و سپس سه تا پنج مورد خواندنی را انتخاب کرده و به جعبه برگردانید. بقیه محتویات جعبه را دور بریزید.
هرچه محتویات جعبه های ورودی ها و خواندنی ها بیشتر شوند، احساس گناه بیشتری خواهید کرد.

جعبه بایگانی کردنی ها
هر چند وقت یکبار اطلاعات را بایگانی می کنید؟ اینکار باید به محض پر شدن جعبه بایگانی انجام شود.

سطل آشغال بزرگ
اگر کالابی بی مصرف است آنرا دور بریزید. اگر آن در دست های خاص قرار می گیرد، در جعبه مربوط به خودش قرار دهید. اگر از وسیله ای میدانید چگونه استفاده می کنید، آن وسیله را نگه دارید.

نکته: کاغذهای مچاله شده در سطل آشغال فضای بیشتری اشغال می کنند. کاغذها را بصورت روی هم دور بریزید.

جامدادی
نکته ای که باید بیاموزید آن است که خودکارهایی که نمی نویسند را دور بریزید! معمولا عادت داریم که این خودکارهای بی مصرف را به جامدادی برگردانیم.

پوشه ها و جعبه ها
همیشه تعدادی پوشه و جعبه در دسترس داشته باشید تا در صورت لزوم بتوانید دسته های جدیدی اضافه کنید.

نگهدارنده کارت های ویزیت
برای نگهداری کارت های ویزیت از آلبوم های مخصوص این کار استفاده کنید. کارت ها را به ترتیب حروف الفبا بچینید. اگر وقت اینکار را ندارید از یک دوست یا حتی یک بچه کمک بگیرید.

کاغد یا فایل کامپیوتری
اطلاعات مهم را روی کاغذ نگه دارید. اطلاعات کامپیوتر ممکن است به علت ویروس از بین بروند. کاغذ بسیار مطمئن تر است. حتی ایمیل های مهم را چاپ کرده و روی کاغذ نگهداری کنید تا در صورت از دست دادن اطلاعات کامپیوتر، بتوان به آنها دسترسی پیدا کرد.

سفارشی کردن اتاق خلبان شما
اگر چیزی را بارها قرض می گیرید، یکی برای خودتان بخرید. اگر بارها برای آوردن چیزی از اتاق خارج می شوید، آنرا به اتاق خود منتقل کنید. اگر معمولا چیزی را گم می کنید، از آن، بیش از یک عدد داشته باشید.

مرحله دوم: کنترل ترافیک هوایی
هر روز فقط یک صفحه رادار داشته باشید تا تمامی کارها در آن منعکس شود.
• هر چیزی را یادداشت کنید.
• تمامی موارد در همان دفتر یادداشت کنید.
• تمامی موارد را با ترتیب زمانی یادداشت کنید.
• تمامی فعالیت های شخصی و کاری را در سیستم ثبت کنید.

کنترل ترافیک هوایی یک راهنما برای کارهای یک روز است. شما باید روی آن، موارد زیر را ببینید:
• قرارهایی که در ساعات مختلف روز دارید.
• فهرست کارهایی که باید انجام دهید، با روشی که بتوان به راحتی اولویت بندی کرد.
• تمامی یادداشت های وابسته مانند نقشه محل های جلسات، موارد مورد بحث، ایده ها، شماره تلفن ها، طراحی ها و …

یک انسان معمولی تنها می تواند7 واحد اطلاعات را در حافظه کوتاه مدت خود نگهداری کند، پس همواره اطلاعات را ثبت کنید.

مواردی که معمولا برای اتاق لازم هستند
صندلی راحت
نور کافی
ساعت
نگهدارنده کاغذ برای تایپ آسان تر
کاغذها و پاکت های تجاری
برچسب های آدرس
تلفن
کامپیوتر، فکس، پرینتر، اسکنر و دستگاه
کپی
جوهر اضافی برای پرینتر
سی دی و فلاپی دیسک خام
دستگاه منگنه و جداکننده منگنه
چسب نواری
ماشین حساب
کاغذ یادداشت
تقویم

مزیت داشتن برنامه روزانه به جای برنامه های هفتگی یا ماهانه
سیستم مبتنی بر تقویم اجازه می دهد کارها را برای یک روز خاص برنامه ریزی کنید. کنترل ترافیک هوایی اجازه می دهد تا به مواردی که در روز باید انجام دهید توجه کنید و باعث دستپاچگی کمتری می شود.

اگر معمولا تکه کاغذهایی را روی میزکار قرار می دهید تا در یادآوری به شما کنند، استفاده از کنترل ترافیک هوایی، مانع انباشته شدن میز کار شما خواهد شد. در این روش به سادگی، اطلاعات را به دفتر کنترل ترافیک هوایی منتقل کرده و کاغذ مربوطه را جداگانه بایگانی می کنید. یک دفتر، جایگزین تمامی تکه های کاغذ می شود. با منتقل کردن اطلاعات به دفتر کنترل ترافیک متعجب خواهید شد که چه تعداد تکه کاغذ جمع آوری می شوند.
هرچه اضطراب بیشتری داشته باشیم، اطلاعات کمتری را می توانیم به خاطر بسپاریم. یکی از بهترین روش ها، برای ایجاد تعهد به اینکه تمامی کارها را در دفتر یادداشت خواهید کرد، آن است که به افراد خانواده، دوستان و همکاران بگویید اگر کاری در دفتر نوشته نشود، انجام نخواهد شد. بنابراین آنها به شما یادآوری خواهند کرد که کارتان را در دفتر یادداشت کنید.
با استفاده از دفتر کنترل ترافیک هوایی، دقیقا چیزی را که لازم دارید در زمان مناسب در دسترس خواهید داشت. دیگر هیچ گاه اطلاعاتی مانند شماره تلفن فراموش نخواهند شد.

چگونه کنترل ترافیک هوایی بسازیم؟
دفتر کنترل ترافیک هوایی کاغذهای تاریخ داری هستند که در یک کلاسور قرار داده شده اند و برای هر روز دو صفحه در نظر گرفته شده است. فرمت یک هفته در یک برگ، فضای کافی در اختیار قرار نمی دهد تا فعالیت های روزانه را به طور کامل یادداشت کنید. همچنین برای یادداشت نکات، فضایی باقی نمی ماند.
برای ساختن دفتر می توانید یک دفتر سیمی تهیه کرده و بر صفحات آن تاریخ روزهای آینده را یادداشت کنید. روی آخرین صفحه تاریخ نزنید و بنویسید “آینده”. تمامی اطلاعات صفحه آینده را به دفتر بعدی منتقل کنید.
تمامی سیستم های یادآوری و پیگیری را جمع آوری کنید. غالب افراد معمولا از دو یا سه روش زیر استفاده می کنند.
تقویم جیبی، تقویم رومیزی، تقویم دیواری، تقویم ماهانه شرکت، تقویم خانوادگی روی یخچال، یادداشت در کامپیوتر، کاغذهایی که در جلسات همراه شما هستند، کاغذهای روی میزکار، کاغذهای روی زمین، یادداشت های کوچک چسبان و بردهای اطلاع رسانی، یادآوری افراد دیگر، یادداشت هایی روی آینه دستشویی و ایمیل و پیام های صوتی.
تمامی اطلاعات را در کنترل ترافیک هوایی وارد کنید. از حروف و عددها برای اولویت بندی فعالیت ها استفاده کنید. به یاد داشته باشید که این فهرست گزینه ها است و نه کارهایی که باید انجام شوند. فعالیت های بزرگتر را با عنوان “قرار مالقات با خودتان” یادداشت کنید. مراجع لازم را یادداشت کنید، مثال بنویسید به پرونده مشتری مراجعه شود
اگر نمی دانید کاری را کی باید انجام دهید، مدتی قبل از آخرین فرصت، در دفتر یادداشت کنید. روش های پیگیری قدیمی را حذف کنید. تمامی سیستم هایی را که کمی پیش نام بردیم کنار بگذارید. جای مخصوصی را برای دفترتان در نظر گرفته و آنرا همیشه به صورت باز بر میزکار قرار دهید.
به دیگران بگویید که از این روش ثبت فعالیت ها و قرارها استفاده می کنید تا ملزم به اجرای آن باشید.

تکنیک های پیشرفته کنترل ترافیک هوایی
برنامه ریزی از قبل، استرس و نگرانی آخرین فرصت ها را از بین می برد.
اگر باید گزارشی بنویسید که آخرین مهلت آن روز 30ام ماه است، قبلا برنامه ریزی کنید تا وقت کافی برای فعالیت های لازم برای تهیه گزارش را داشته باشید.
اگر با نوشتن فعالیت ها، دو صفحه مربوط به آن روز پر شد، می توانید از یکی از صفحات خالی روزهای قبل استفاده کنید. در زیر صفحه فعلی بنویسید به صفحه … مراجعه کنید.
اعتراضات کاربران جدید
این کار زمان زیادی را اشغال خواهد کرد
برای نوشتن کارها در دفتر کنترل ترافیک به طور روزانه، تنها به 10 دقیقه زمان نیاز دارید. زمان کمی که به این کار اختصاص می دهید ارزشش را دارد، زیرا شما را از سقوط در شلوغی و نگرانی نجات می دهد.

علاقه ای به نوشتن فعالیت های روزانه ندارم
شما هم اکنون نیز مطالب زیادی را می نویسید. با این روش تمامی آن اطلاعات را فقط در یک محل می نویسید.

فراموش می کنم به دفترم مراجعه کنم
آن را همواره به صورت باز بر میز کار خود داشته باشید.

برای حمل و نقل خیلی سنگین است
دفتر سبک تری را انتخاب کنید و اگر اقلامی را استفاده نمی کنید آنها را با خود حمل نکنید.

برنامه ریزهای الکترونیکی
برنامه ریزهای الکترونیکی توصیه نمی شوند. برای نگهداری یک سیستم برنامه ریز الکترونیکی به انضباط بسیار بیشتری نیاز دارید. افراد زیادی اطلاعات با ارزش خود را به خاطر هنگ کردن سیستم، باتری خراب یا مشکلی در نرم افزار و … از دست داده اند. بسیاری از افراد، پس از آزمودن سیستم های الکترونیکی به برنامه ریزهای کاغذی برمی گردند.

مرحله سوم: پرونده های معلق
بخشی را به پرونده های معلق اختصاص دهید. این بخش پرمصرف ترین بخش شما خواهد بود. در این بخش کاغذهایی را که مهم هستند و نیاز به اقدام دارند، ولی ارزش نگهداری در پوشه ای جداگانه را ندارند قرار دهید.

قانون اولیه پرونده های معلق به شرح زیر است:
هیچ گاه کاغذی در پوشه پرونده های معلق قرار نمی گیرد، مگر آنکه قبل از آن در دفتر کنترل ترافیک نوشته شود.

چگونه پوشه پرونده های معلق بسازیم؟
• پوشه ای تهیه کرده و روی آن بنویسید “پرونده های معلق”.
• آن را در فایل میز کار خود قرار دهید.
• تمامی اطلاعات جسته و گریخته روی میز کار را جمع آوری کرده و در آن قرار دهید.
• فعالیت یا قرار مربوطه را در دفتر کنترل ترافیک یادداشت کنید.
در دفتر خود حرف م را بنویسید تا بدانید که باید به پرونده های معلق مراجعه کنید.
کاغذ را در پوشه پرونده های معلق قرار داده و آنرا فراموش کنید. در زمان لازم، دفتر کنترل ترافیک، به شما یادآوری لازم را خواهد کرد.

مرحله چهارم: هم اکنون تصمیم بگیرید
دفتر کنترل ترافیک را بررسی کرده و دریابید که به طور متوسط چند کار در روز انجام می دهید.
تخمین بزنید که در روز چند بار “نه” می گویید. تعداد متوسط کارهای تمام شده در روز را از عدد 190 کم کنید تا تعداد دفعاتی که باید نه بگویید مشخص شوند. (در روز بطور متوسط 190 تماس، تلفن، ایمیل، اطلاعات خواندنی و … دارید.)
وقتی تقاضایی می شود که زمان شما را اشغال خواهد کرد، قاطعانه تصمیم گیری کنید. از خود بپرسید کاری که باید انجام دهم چیست؟ و آیا زمان کافی برای انجام آن دارم؟

در تخمین زمان های تحویل کار یا قرار ملاقات واقع بین باشید.
وقتی از شما خواسته می شود برنامه خود را تغییر دهید، با نشان دادن دفتر کنترل ترافیک به شخص مقابل، از او بخواهید تا با توجه به برنامه شما، تصمیم معقولانه ای گرفته شود.
این دیدگاه را عوض کنید که کاری را بعدا انجام خواهید داد. آنرا یا هم اکنون انجام دهید و یا دیر خواهد شد.
برای هر کاغذ جای خاصی داشته باشید. اگر برای چیزی جای خاصی در نظر گرفته نشده ، یعنی باید کشوها، جعبه ها، پوشه ها و مکان های ذخیره سازی را بیشتر کنید.

مرحله پنجم: همواره در حال اولویت بندی باشید
• اولویت ها را تشخیص دهید.
• از روشی برای اولویت بندی استفاده کنید: با حروف یا اعداد، رنگ یا هر روشی که خود ابداع می کنید.
• هر روز قدم های کوچکی به سوی رویاها و هدف های بزرگ بردارید. هدف هایی که با به یاد آوردن آنها تپش قلب تان بیشتر می شود.
• وقفه های غیرمنتظره را نیز اولویت بندی کنید. 85 درصد وقفه های روزانه ای که باعث اتلاف وقت شما می شوند را حذف کنید.
• در مورد مزایای کار متمرکز و بدون وقفه با رئیس تان صحبت کنید.

مرحله ششم: عادات روزانه ضروری
روز خود را برنامه ریزی کنید
• قبل از شروع روز کاری، کارها را اولویت بندی کنید.
• قرارهای ملاقات را مرور کنید.
• کارهای بزرگ تر را به عنوان قرار ملاقات در نظر بگیرید تا بتوانید تبدیل به کارهای کوچک تر کنید.
• زمان و مکانی را برای تمرکز بر موضوعی خاص در نظر بگیرید.

با برنامه کار کنید
• تمامی ابزار لازم برای فعالیت اول را جمع آوری کنید.
• کار بر فعالیت اول را آغاز کنید.
• وقتی کار تمام شد، تمامی وسایل را به جای خود برگردانید.
• تمامی ابزار لازم برای فعالیت دوم را جمع آوری کنید.
• کار بر فعالیت دوم را آغاز کنید.
• این کار را تا پایان روز ادامه دهید.
• پنج دقیقه انتهایی را به فعالیت های پایان روز اختصاص دهید.

پایان روز کاری
• روز کاری خود را مرور کنید.
• برای کارهایی که با موفقیت انجام داده اید خوشحال باشید.
• کارهایی که باید مجددا برنامه ریزی شوند را مشخص کنید.
• زمان معقول لازم برای به پایان رساندن کار را تخمین بزنید.
• در دفتر روزانه جلوی کارهایی که هنوز تمام نشده اند یک فلش بگذارید.
• تمامی فعالیت های غیر ضروری را از فهرست حذف کنید. اگر فعالیتی 5 بار به روزهای بعد منتقل شده، می توانید آن فعالیت را برای همیشه از فهرست حذف کنید.
در پایان روز میزکار خود را پاکسازی کنید.
• تمامی کاغذها و وسایل روی میز را به جای خود برگردانید.
• هیچ گاه کاغذهایی را بر میز نیمه کاره رها نکنید.
• ذهن خود را از کار جدا کرده و از زندگی، دوستان و خانواده لذت ببرید! با یک حمام دلپذیر جشن بگیرید و به کارهای موردعلاقه خود بپردازید.

منبع:

https://aigitali.com/order-from-chaos-ebook/